Co spadá do kompetencí plesového koordinátora a co si zařídit sami?

Otázka, kolik práce předat agentuře a co si naopak zařídit sami, trápí na začátku příprav téměř každou maturitní třídu. Dobrou zprávou je, že neexistují žádná striktní pravidla – rozdělení úkolů je totiž čistě na vašem rozhodnutí.

Zde je přehled toho, jak fungují kompetence plesového koordinátora a kde všude vám dokáže pomoci.

1. Rozdělení rolí: Volba je plně na vás

Spolupráce s agenturou není o svazujících pravidlech, ale o maximální přizpůsobivosti vašim potřebám:

• Plná kontrola ve vašich rukách: Je čistě na vás, které části organizace si chcete zajistit sami a co přesně přenecháte agentuře.
• Flexibilní nastavení: Můžete si sami vybrat třeba kapelu nebo moderátora a agentuře svěřit jen technické zajištění a koordinaci večera, nebo naopak přenechat kompletní organizaci na klíč.

2. Neomezený rozsah koordinace

U profesionální agentury není koordinace nijak ohraničená. Nejde pouze o mechanické zajištění základních služeb, které jsou u každého plesu podobné. Koordinace zahrnuje vše, co s přípravou daného večera souvisí:

 

 

Co všechno koordinátor zařizuje a propojuje

Prostory a sál: Zajištění a komunikace s místem konání.

Hudba a zábava: Domluva s kapelou, DJs a moderátory.

Vizualní a audiovizuální stránka: Zajištění kameramana, fotografa i speciálních efektů.

Program a nacvičování: Koordinace choreografie na nástup či půlnoční překvapení.

 

3. Od základních služeb až po šílené nápady

Správný plesový koordinátor je tu od toho, aby se postaral o hladký průběh běžných postupů, ale i o nápady, které z plesu udělají nezapomenutelnou show:

• Základní servis: Bezproblémové zajištění všech standardních dodavatelů a techniky.
• Realizace vizí: Schopnost zrealizovat jakékoliv vaše (nebo společně vymyšlené) šílené a netradiční nápady, které dodají večerům originální atmosféru.

Shrnutí

Plesový koordinátor nemá pevně nalinkované hranice. Jeho úkolem je zastřešit kompletní přípravu plesu – od základních technických služeb až po plnění těch nejbláznivějších přání – přičemž finální slovo v tom, co si uděláte sami a co delegujete, máte vždy vy.